KI MANAGER KURS
Edulitix · KI Manager Kurs
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LEITFADEN FÜR KI MANAGER
KI Einführung in vier Schritten
Vom Strategiemeeting bis zum entscheidungsreifen Use Case. Mit Trend Matrix, Customer Journey Map, Use Case Matrix und Seven Canvas.
Ihr Weg in vier Schritten
1
Strategiemeeting
2
Ideenworkshop
3
Use Case Matrix
4
Seven Canvas
KI EINFÜHRUNG IM UNTERNEHMEN
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ÜBERBLICK
Ihr Weg in vier Schritten
1
STRATEGIEMEETING
Notwendigkeit erzeugen
Die Geschäftsführung erkennt, wie stark KI das eigene Unternehmen und die Branche verändert.
Trend Matrix
Customer Journey Map
2
IDEENWORKSHOP
Probleme und Ideen sammeln
Mitarbeitende beschreiben frei, wo es hakt, was Zeit frisst und was sich ständig wiederholt.
Drei Skalierungsstufen
Brainstorming
3
PRIORISIERUNG
Use Cases ordnen
Alle Ideen werden nach Wirkung und Aufwand geordnet. Quick Wins und strategische Projekte werden sichtbar.
Use Case Matrix
4
AUSARBEITUNG
Use Cases ausarbeiten
Ausgewählte Use Cases werden vollständig beschrieben, von den Daten bis zum Nutzen.
Seven Canvas
So arbeiten Sie mit diesem Leitfaden
Jeder Schritt zeigt Ziel, Werkzeug und Vorgehen in der Moderation. Am Ende übertragen Sie alles in einer Übung auf Ihr eigenes Unternehmen.
KI EINFÜHRUNG IM UNTERNEHMEN
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GRUNDLAGEN
So greifen die vier Schritte ineinander
01
Strategiemeeting
Entscheider
→
02
Ideenworkshop
Fachbereiche
→
03
Use Case Matrix
priorisieren
→
04
Seven Canvas
ausarbeiten
→
ERGEBNIS
Entscheidungsreife Use Cases
Warum die Reihenfolge zählt
OHNE UND MIT KONZEPT
Ohne Konzept
Einzelne testen Tools
lokal
Kein Mandat
Lücke
Ideen verstreut
Folge
Keine Priorität
Folge
Pilot stockt
Folge
Mit Konzept
Mandat erteilt
gesichert
Ideen aus allen Bereichen
getragen
Nach Wirkung geordnet
priorisiert
Im Canvas beschrieben
ausgearbeitet
Entscheidung möglich
umsetzbar
Ohne Mandat fehlt der Rahmen für alles, was danach kommt. Mit Mandat baut jeder Schritt auf dem vorherigen auf.
KI EINFÜHRUNG IM UNTERNEHMEN
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SCHRITT 1 VON 4
Strategiemeeting: Notwendigkeit erzeugen
Bevor Ideen gesammelt werden, braucht es ein klares Mandat. Die Entscheider sollen selbst erkennen, wie stark KI ihr Geschäft verändert.
WER SITZT AM TISCH
Geschäftsführung
Bereichsleitungen
KI Manager als Moderation
WAS PASSIERT
Tragweite von KI einordnen
Chancen an der Kundenreise sehen
Handlungsbedarf gemeinsam feststellen
WAS AM ENDE STEHT
Mandat der Geschäftsführung
Erste Stoßrichtungen
Freigabe für den Ideenworkshop
WERKZEUG 1
Trend Matrix
Zeigt, dass KI komplexer und weitreichender wirkt als frühere Veränderungen.
WERKZEUG 2
Customer Journey Map
Zeigt konkret, an welchen Kontaktpunkten mit Kunden KI ansetzen kann.
KI EINFÜHRUNG IM UNTERNEHMEN
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SCHRITT 1 · WERKZEUG 1
Trend Matrix: Tiefe und Reichweite von Veränderung
Extrem
Abspaltung
Fusion
KI morgen
Hoch
Agiles Arbeiten
ERP Einführung
Mittel
Neues CRM
Digitale Belege
KI heute
Moderat
Neues Tool
Neue Vorlagen
Neues Reporting
Mobiles Arbeiten
Wenig
Neues Logo
Team
Abteilung
Division
Unternehmen
Branche
GRAD DER VERÄNDERUNG →
KOMPLEXITÄT →
LEGENDE
Lokal steuerbar
Übergreifend, planbar
Transformation
Künstliche Intelligenz
Über das Unternehmen hinaus
KERNAUSSAGE
KI beginnt oft als mittlere Veränderung. Ihre Wirkung reicht bis in die ganze Branche.
Beispiele zur Veranschaulichung. Im Meeting tragen Sie eigene ein.
KI EINFÜHRUNG IM UNTERNEHMEN
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SCHRITT 1 · WERKZEUG 1
So setzen Sie die Trend Matrix ein
01 · SAMMELN
Einordnen
„Welche Veränderungen haben wir gemeistert? Wie komplex waren sie, wie weit reichten sie?“
02 · KI
Platzieren
„Wo steht KI bei uns heute, und wie weit wird sie morgen reichen?“
03 · FOLGEN
Ableiten
„Was bedeutet das für Führung, Budget und Kompetenzen?“
Tipp: Lassen Sie die Geschäftsführung selbst platzieren. Eine eigene Einordnung überzeugt stärker als jede Folie.
BELEGE FÜR DIE DISKUSSION
rund 40 %
der Beschäftigung weltweit ist von KI betroffen, in Industrieländern rund 60 %.
IMF, SDN/2024/001, Januar 2024
26 %
der Unternehmen in Deutschland ab 10 Beschäftigten nutzen KI. Ab 250 Beschäftigten sind es 57 %.
Destatis, KI Nutzung in Unternehmen 2025, Stand 24.11.2025
KI EINFÜHRUNG IM UNTERNEHMEN
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SCHRITT 1 · WERKZEUG 2
Customer Journey Map: die Reise des Kunden
Beispiel: Ein Kunde kauft eine Jacke im Onlineshop. 16 Schritte, 38 Touchpoints.
Aufmerksamkeit
AWARENESS
Abwägung
CONSIDERATION
Kauf
ACQUISITION
Service
SERVICE
Bindung
LOYALTY
SCHRITTE DES KUNDEN
möchte neue Jacke
klickt auf Anzeige
stöbert im Onlineshop
durchläuft Checkout
sieht Danke Seite
wartet auf das Paket
erhält das Paket
Jacke passt nicht
versteht Retoure nicht
ruft Hotline an
schickt Jacke zurück
erwartet Bestätigung
wartet auf Gutschrift
erhält Newsletter
gibt Bewertung ab
nutzt 10 € Gutschein
TOUCHPOINTS · MAGENTA MARKIERT SCHMERZPUNKTE
5
Werbung, Blog, Banner
7
Landingpage, Produktseite
13
Warenkorb, Rechnung
9
Hotline, Rücksendeetikett
4
Newsletter, Formular
KI EINFÜHRUNG IM UNTERNEHMEN
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SCHRITT 1 · WERKZEUG 2
Wo KI an der Journey ansetzt
Aufmerksamkeit
AWARENESS
Abwägung
CONSIDERATION
Kauf
ACQUISITION
Service
SERVICE
Bindung
LOYALTY
Zielgruppenanalyse
KI wertet Markt und Kundendaten aus
Anzeigen und Texte
Varianten für jede Zielgruppe
SEO und KI Suche
sichtbar in Google und KI Antworten
Produkttexte
Beschreibungen für jedes Produkt
Beratung per Bot
beantwortet Fragen jederzeit
Empfehlungen
schlägt passende Produkte vor
Größenberatung
findet vor dem Kauf die richtige Größe
Statusmeldungen
meldet Versand und Lieferung
Belege automatisch
Rechnung und Lieferschein erzeugen
Retourenassistent
erklärt den Ablauf Schritt für Schritt
Sprachassistent
nimmt Anrufe an der Hotline an
Mails vorsortieren
Anliegen erkennen, Antwort entwerfen
Bewertungsanalyse
Stimmung und Themen erkennen
Newsletter
Inhalte je Kunde personalisieren
Reaktivierung
inaktive Kunden gezielt ansprechen
Die Journey übersetzt KI in die Sprache des Managements: Kontaktpunkte, Kundenerlebnis und Aufwand.
KI EINFÜHRUNG IM UNTERNEHMEN
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SCHRITT 1 · WERKZEUG 2
Die Journey gemeinsam mit dem Kunden zeichnen
01
Phasen festlegen
Wie findet der Kunde zu uns, wie bleibt er?
→
02
Schritte sammeln
Was tut der Kunde, in seinen eigenen Worten?
→
03
Touchpoints zuordnen
Wo berührt er uns: Kanal, Dokument, Person?
→
04
Schmerzpunkte markieren
Wo wartet, fragt oder springt er ab?
→
05
KI Ideen ergänzen
Welche Aufgabe kann KI übernehmen oder vorbereiten?
LEITFRAGEN FÜR DAS MANAGEMENT
Wo verlieren wir heute Kunden?
Wo entsteht der meiste manuelle Aufwand?
Wo erwarten Kunden schnellere Antworten?
TIPP FÜR B2B
Die Phasen heißen dort oft Anfrage, Angebot, Auftrag, Leistung, Rechnung und Betreuung. Das Vorgehen bleibt gleich.
AUCH INTERN NUTZBAR
Die Reise eines neuen Mitarbeitenden oder einer internen Bestellung lässt sich genauso zeichnen.
KI EINFÜHRUNG IM UNTERNEHMEN
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SCHRITT 2 VON 4
Ideenworkshop mit den Fachbereichen
In einem freien Brainstorming beschreiben die Menschen, wo es im Alltag hakt.
A · PROBLEME
„Welche Prozessschritte sind problematisch?“
BEISPIEL Rückfragen, Medienbrüche, doppelte Erfassung
B · ZEITFRESSER
„Welche Aufgaben schaffen wir nicht immer pünktlich?“
BEISPIEL Monatsberichte, Angebote, Protokolle
C · WIEDERHOLUNG
„Welche Aufgaben wiederholen sich ständig?“
BEISPIEL Mails beantworten, Daten übertragen, Belege prüfen
WER IST DABEI
Führungskräfte und Mitarbeitende aus den Fachbereichen. Der KI Manager moderiert.
WAS AM ENDE STEHT
Eine Sammlung von Problemen und Ideen, jeweils einer Skalierungsstufe zugeordnet.
GRUNDREGEL
Probleme vor Lösungen. Ob KI hilft, klärt sich erst im nächsten Schritt.
KI EINFÜHRUNG IM UNTERNEHMEN
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SCHRITT 2 · DREI STUFEN DER KI SKALIERUNG
Erst Nutzungskompetenz, dann Helfer, dann Vollautomation.
1
Befähigung im Alltag
SKALIERT MENSCHEN
Mitarbeitende nutzen KI richtig gut
Kontext geben, Ziele klären, Qualität prüfen
Komplexe Themen und Entscheidungen bearbeiten
Hebel: Training
2
Repetitives automatisieren
SKALIERT TEAMS
Key User bauen Agents, Custom GPTs, Skills und Plugins
Wiederkehrende Aufgaben laufen teilautomatisch
Menschen gewinnen Zeit für Wertschöpfung
Agents
Custom GPTs
Skills
Plugins
3
Vollautomatisierte Prozesse
SKALIERT DAS UNTERNEHMEN
Workflows mit n8n und ähnlichen Systemen
KI, Daten und Tools arbeiten zusammen
Ganze Abläufe laufen durchgängig automatisch
BEISPIEL VERTRIEB
Lead → Qualifizierung → CRM → Nachfassen → Report
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SCHRITT 2 · VORGEHEN
Ideen und Probleme sammeln
1
Einstimmen
Die drei Stufen zeigen, damit alle wissen, was möglich ist.
2
Frei sammeln
Jede Person schreibt Karten, eine Karte je Problem oder Idee.
3
Clustern
Ähnliche Karten zusammenlegen und benennen.
4
Zuordnen
Jede Karte bekommt eine Stufe: Nutzung, Helfer oder Vollautomation.
Regeln: Jede Karte zählt. Erst sammeln, dann bewerten. Konkret statt allgemein.
VORLAGE · IDEENKARTE
Problem oder Idee
Wer ist betroffen?
Wie oft kommt es vor?
Was kostet es heute? Aufwand, Fehler, Verzögerung
Stufe 1 Nutzung
Stufe 2 Helfer
Stufe 3 Vollautomation
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SCHRITT 3 VON 4
Use Case Matrix: nach Wirkung und Aufwand ordnen
FARBE = STUFE
1 Nutzung
2 Helfer
3 Vollautomation
Beispiele aus Workshops, Einordnung je Unternehmen neu
GERINGER AUFWAND
HOHER AUFWAND →
↑ HOHE WIRKUNG
QUICK WINS · SOFORT STARTEN
Vortragsvorbereitung
Vertragsprüfung
Texte für HR
Angebotserstellung
Mailflut
Wettbewerbsanalyse
STRATEGISCHE PROJEKTE · CANVAS
Leadgenerierung
Beschwerdemails
Notfalltelefon 24/7
Belegklärung und Buchung
Wissensdatenbank
Produktionsplanung
GERINGE WIRKUNG
NEBENBEI MITNEHMEN
Webseitentexte
IT Support per Mail
Qualifikationsprofile
Leistungsverzeichnisse
PRÜFEN ODER ZURÜCKSTELLEN
Chatbot Webseitensuche
Ausschreibungen finden
Patch Updates
Behördenmeldungen
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SCHRITT 3 · VORGEHEN
Wirkung und Aufwand bewerten
WIRKUNG · WAS BRINGT DER USE CASE?
Zeitersparnis und Entlastung
Weniger Fehler, bessere Qualität
Nutzen für Kunden
Häufigkeit der Aufgabe
Strategische Bedeutung
AUFWAND · WAS KOSTET DIE UMSETZUNG?
Datenlage und Datenqualität
Schnittstellen zu bestehenden Systemen
Datenschutz, Recht, Mitbestimmung
Veränderung für die Menschen
Kosten für Aufbau und Betrieb
Quick Wins
Sofort starten. Oft reicht Stufe 1 oder 2.
Strategische Projekte
Im Seven Canvas ausarbeiten und als Projekt planen.
Nebenbei mitnehmen
In Trainings, Vorlagen und Prompts aufnehmen.
Prüfen oder zurückstellen
Neu zuschneiden oder später erneut bewerten.
Punkte statt Bauchgefühl: Alle bewerten Wirkung und Aufwand von 1 bis 5, der Mittelwert setzt die Karte.
KI EINFÜHRUNG IM UNTERNEHMEN
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SCHRITT 4 VON 4
Seven Canvas: den Use Case ausarbeiten
USE CASE
ERSTELLT VON
Daten
Welche Daten liegen vor, in welcher Form und Qualität?
Key Activities
Was übernimmt die KI, was der Mensch?
Key Ressourcen
Welche Modelle, Tools und Plattformen?
Wertversprechen
Welchen Nutzen stiftet der Use Case, für wen?
Zielgrößen, Kennzahlen
Woran messen wir den Erfolg, in Zahlen?
Stakeholder
Wer ist betroffen, wer entscheidet mit?
Risiken
Was kann schiefgehen, mit welchen Folgen?
Ethik und Recht
Datenschutz, Verantwortung, Löschkonzept?
Interne Kunden
Für welche Abteilung oder Rolle lösen wir das Problem?
Kosten
Was kosten Entwicklung, Betrieb und Tokens?
Nutzen
Welcher wirtschaftliche und menschliche Gewinn entsteht?
KI EINFÜHRUNG IM UNTERNEHMEN
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SCHRITT 4 · BEISPIEL AUS EINEM WORKSHOP
Seven Canvas: Beschwerden per Mail
Daten
Bisherige Mails und Antworten liegen vor
Mails liegen als Text vor
Offen: Datenbank für die Analyse fehlt, gedacht ist Excel
Key Activities
Antworten prüfen und senden
Datenbank bei manuellen Meldungen pflegen
Maßnahmen ableiten
Key Ressourcen
ChatGPT oder Mistral
n8n, make.com oder Power Automate
Wertversprechen
Entlastung und Zeitersparnis
Höhere Zufriedenheit
Vorausschauende Planung
Zielgrößen, Kennzahlen
Rund 80 Mails pro Woche, davon rund 50 % zufriedenstellend beantwortet
Aufwand pro Tag von 3,5 auf 1 Stunde senken
Fehler in Folgeschritten vermeiden
Stakeholder
Innendienst, Nutzer, IT, Auftraggeber, PR
Risiken
Falsche Antwort
Falsche Folgeschritte
CO2 Fußabdruck
Ethik und Recht
Verantwortung der Mitarbeitenden
Löschkonzept
Interne Kunden
Service
Beschwerden und Reklamationen
Kosten
n8n, Entwicklung von maximal 3 Tagen, Tokenverbrauch
Nutzen
Geringere Kosten, schlankere Prozesse, zufriedenere Kunden und Mitarbeitende, mehr Professionalität
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ZUSAMMENFASSUNG
Der Fahrplan auf einen Blick
SCHRITT
WER IST DABEI
WERKZEUGE
ERGEBNIS
1
Strategiemeeting
Geschäftsführung, Bereichsleitungen, KI Manager
Trend Matrix, Customer Journey Map
Mandat und erste Stoßrichtungen
2
Ideenworkshop
Führungskräfte und Mitarbeitende der Fachbereiche
Drei Skalierungsstufen, freies Brainstorming
Probleme und Ideen, je Stufe zugeordnet
3
Priorisierung
KI Manager mit den Fachbereichen
Use Case Matrix, Punktebewertung
Quick Wins und strategische Projekte
4
Ausarbeitung
KI Manager, Fachbereich, bei Bedarf IT, Datenschutz, Betriebsrat
Seven Canvas
Steckbrief als Entscheidungsvorlage
Jeder Schritt liefert das Material für den nächsten. Wer einen Schritt überspringt, arbeitet später ohne Grundlage.
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ÜBUNG
Übertragen Sie die vier Schritte auf Ihr Unternehmen
Arbeiten Sie allein oder zu zweit, mit einem realen Beispiel aus Ihrem Umfeld.
1
Trend Matrix
Tragen Sie drei Veränderungen ein, die Ihr Unternehmen bereits gemeistert hat. Platzieren Sie dann KI heute und morgen.
2
Customer Journey
Zeichnen Sie die Reise eines typischen Kunden in fünf Phasen. Markieren Sie zwei Schmerzpunkte und ergänzen Sie je eine KI Idee.
3
Ideen sammeln
Notieren Sie fünf Probleme aus Ihrem Bereich auf Ideenkarten und ordnen Sie jedes einer Skalierungsstufe zu.
4
Matrix und Canvas
Setzen Sie die Karten in die Use Case Matrix und arbeiten Sie einen Quick Win im Seven Canvas aus.
Ihr Ergebnis: ein Steckbrief, den Sie Ihrer Geschäftsführung vorlegen können.
KI MANAGER KURS
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MERKSATZ
Erst das Mandat.
Dann die Ideen.
Dann die Priorität.
Dann der Steckbrief.