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KI-Steuerung

KI im Unternehmen führen wie jede andere Investition

KI-Steuerung bedeutet, die KI selbst zu steuern: ihre Zugänge, ihre Agenten, ihre Kosten, ihren Nutzen und ihre Regeln. Wir bauen sie gemeinsam mit Ihnen auf.

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I · Vier Fragen an die Leitung

Stellen Sie sich ein Unter­nehmen mit 500 Mitarbeitenden vor.

Jeder hat einen KI-Zugang. 100 von ihnen bauen unabhängig voneinander denselben Assistenten. Niemand weiß, was das kostet, was es bringt und welche Daten dabei verarbeitet werden.

Genau hier setzt die KI-Steuerung an. Sie beantwortet vier Fragen, die jede Geschäftsführung stellen sollte:

  1. Wann lohnt sich KI für uns und wann nicht?

  2. Wer entscheidet, welcher Anwendungs­fall umgesetzt wird?

  3. Was kostet unsere KI-Nutzung und was bringt sie in Euro?

  4. Wer ist verantwortlich, wenn ein Agent im Einsatz ist?

Gemeint ist das Controlling der KI. Controlling mit KI, also der Einsatz von KI im Finanzbereich, ist ein anderes Thema.

Zum Financial Framework für Controlling mit KI

II · Der Regelkreis

Der Regelkreis im Überblick

Die KI-Steuerung von Edulitix ist ein Regelkreis. Jeder Anwendungsfall durchläuft dieselben Stationen, vom ersten Bedarf bis zur regelmäßigen Überprüfung.

  1. 01 Bedarf erfassen
  2. 02 Bewerten
  3. 03 Freigeben
  4. 04 Betreiben
  5. 05 Messen
  6. 06 Anpassen oder stilllegen

Die Leitidee dahinter

Jeder Agent wird geführt wie eine Kostenstelle⁠.

  • Eine verantwortliche Person

  • Ein Budget

  • Ziele

  • Eine regelmäßige Leistungs­beurteilung

III · Bausteine

Die Bausteine des Regelkreises

Baustein 01 · KI Einführung

Wir führen KI in vier Schritten ein

KI ist dort sinnvoll, wo Aufgaben regelmäßig wiederkehren, viel Zeit binden und nach festen Regeln ablaufen. Eine Einführung gelingt, wenn sie mit einem klaren Mandat der Geschäftsführung beginnt und bei den Aufgaben der Mitarbeitenden ansetzt.

  1. Schritt 1

    Strategiemeeting der Entscheider

    Die Leitung klärt, warum sich das Unternehmen mit KI befasst, und erteilt ein starkes Mandat. Als Werkzeuge dienen eine Trendmatrix und eine Customer Journey Map mit Ansatzpunkten für KI.

  2. Schritt 2

    Offene Sammlung im größeren Kreis

    Mitarbeitende benennen Aufgaben, die problematisch sind, Zeit fressen oder sich ständig wiederholen. Hier entstehen die Ideen, die später getragen werden.

  3. Schritt 3

    Use Case Matrix

    Jede Idee wird nach Wirkung und Aufwand eingeordnet. So wird sichtbar, womit Sie beginnen sollten.

  4. Schritt 4

    Ausarbeitung im Seven Canvas

    Die ausgewählten Use Cases werden auf einer Seite durchdacht: Daten, Tätigkeiten, Ressourcen, Wertversprechen, Kennzahlen, Beteiligte, Risiken, Recht, Kosten und Nutzen.

Baustein 02

KI Management

KI Management ist die Organisation, die den Einsatz von KI im laufenden Betrieb steuert.

Mehr zu KI Management

Sie legt fest, wer entscheidet, wer baut und wer verantwortet.

Wir empfehlen eine eigene Einheit KI Management, angesiedelt im Controlling. Sie entscheidet über:

  • Freigabe und Stilllegung von Agenten
  • die Budgets der Bereiche für KI
  • die Wahl von Modellen und Anbietern

Die Vergabe der Zugänge bleibt bewusst bei IT oder Personal­abteilung. So sind Entscheidung und technische Verwaltung getrennt.

Bauen Mitarbeitende ihre Agenten selbst, oder baut eine zentrale Stelle?

Beide Wege haben Vorteile. Der dezentrale Weg ist schnell und nah am Fachproblem. Der zentrale Weg vermeidet Dubletten und sichert Qualität.

Welche Mischung passt, hängt von Größe und Reife Ihres Unternehmens ab.

Baustein 03 · KI Controlling

Aus einer Vermutung wird eine Zahl.

KI Controlling misst, was der Einsatz von KI kostet und was er bewirkt.

Berichte erhalten die Verantwortlichen der Agenten und die Bereichs­leitungen. Sie sehen, welche Agenten ihr Geld wert sind und welche stillgelegt werden sollten.

Kostenseite und Nutzenseite

Auf der Kostenseite

  • Lizenzen und Abonnements je Person
  • Verbrauchskosten für Token und Schnittstellen
  • Aufwand für Bau, Pflege und Schulung

Auf der Nutzenseite

  • Zeitersparnis, bewertet in Euro
  • Kosten je Vorgang im Vergleich von Agent und Mensch
  • Qualität der Ergebnisse
  • strategischer Beitrag

Baustein 04 · Use Case Management

Use Case Management ist das geordnete Erfassen, Beschreiben und Bewerten aller Anwendungsfälle für KI in einem Unternehmen.

Es sorgt dafür, dass gute Ideen ankommen und doppelte Arbeit ausbleibt.

Erfassen und Bewerten

Erfassen.

Der Bedarf entsteht im Fachbereich. Eine Sachbearbeiterin in der Buchhaltung kennt ihren Ablauf genau, auch ohne Kenntnisse in der IT. Ein geführtes Interview in verständlicher Sprache fragt so lange nach, bis ein vollständiges Konzept vorliegt.

Bewerten.

Der KI Manager prüft jedes Konzept nach denselben Maßstäben: Nutzen, Aufwand, Umsetzbarkeit, Daten, Risiken, Recht, Skalierbarkeit und Priorität.

Ein Register aller Use Cases zeigt den Stand jeder Anfrage und macht Dubletten sichtbar, bevor zum zweiten Mal gebaut wird.

Auch ohne eigenen Zugang.

Mitarbeitende können einen Bedarf melden, ohne selbst einen KI-Zugang zu haben. So kommen Ideen aus der gesamten Belegschaft und nicht nur von denen, die bereits mit KI arbeiten.

Baustein 05 · Freigabeprozess

Der Weg in vier Stationen

Der Freigabeprozess ist der Entscheidungsweg von der Idee bis zum freigegebenen Use Case. Er stellt sicher, dass jede Anfrage fair nach Aufwand und Nutzen behandelt wird.

Eine Freigabe ist nötig, sobald ein Agent eines dieser drei Merkmale hat:

  • Er wird mit anderen geteilt.
  • Er verursacht Verbrauchskosten für Token oder Schnittstellen.
  • Er verarbeitet Kundendaten oder andere sensible Daten.
  1. Station 1

    Anfrage

    mit vollständigem Konzept aus dem Fachbereich

  2. Station 2

    Vorprüfung

    auf Regeln und Gesetze sowie auf Dubletten

  3. Station 3

    Bewertung

    von Wirtschaftlichkeit und Umsetzbarkeit

  4. Station 4

    Entscheidung

    mit schriftlicher Begründung: freigeben, zurückstellen oder ablehnen

Jede Entscheidung wird begründet und dokumentiert. Wer eine Absage erhält, erfährt den Grund und kann nachbessern.

Beispielbild · 16:9

Baustein 06 · Zugangsmodelle

Zwei Grundformen stehen zur Wahl

Ein Zugangsmodell regelt, wer im Unternehmen auf welche Weise mit KI arbeitet.

Einzelne Zugänge

Zugang, Eignung und Kosten
Zugang
Jede Person erhält ein eigenes Konto bei einem Anbieter.
Eignung
Das gibt Freiheit und eignet sich für Menschen, die täglich und vielfältig mit KI arbeiten.
Kosten
Die Kosten steigen mit jeder Person.

Zentrale Agent-Systeme

Zugang, Eignung und Kosten
Zugang
Viele Mitarbeitende nutzen dieselben, zentral bereitgestellten Agenten für festgelegte Aufgaben.
Eignung
Regeln und Qualität lassen sich an einer Stelle sichern.
Kosten
Die Kosten richten sich nach dem Verbrauch.

Ein Beispiel zeigt die Tragweite

5.000

Hat ein Unternehmen 5.000 Mitarbeitende, braucht selten jede Person ein eigenes Konto.

1.000

Möglicherweise erhalten 1.000 von ihnen ein zentrales Agent-System für ihre wiederkehrenden Aufgaben.

Die richtige Mischung ist eine der wirksamsten Stellschrauben für die Kosten.

Baustein 07

Wirtschaft­lichkeit

Die Wirtschaftlich­keit eines Use Case ergibt sich aus dem Vergleich von Nutzen und Kosten über seine Laufzeit.

Was zur Rechnung gehört

Wir rechnen jeden Use Case einzeln. Zur Rechnung gehören:

  • die heutigen Kosten des Ablaufs
  • die erwartete Einsparung
  • die Kosten für Bau, Betrieb und Pflege
  • der Zeitpunkt, an dem sich die Investition bezahlt gemacht hat
  • drei Szenarien: vorsichtig, erwartet und günstig

Eine Regel spart dabei regelmäßig Geld

Gewählt wird das kleinste Modell⁠, das die Aufgabe zuverlässig löst.

Jede Annahme wird mit ihrer Quelle festgehalten. So bleibt die Rechnung nachvollziehbar und lässt sich später mit den gemessenen Werten vergleichen.

Baustein 08 · Governance

Drei Bereiche gehören in jede Vorprüfung.

KI Governance umfasst die Regeln, Zuständigkeiten und Prüfungen, mit denen ein Unternehmen den Einsatz von KI regelkonform und verantwortungsvoll gestaltet.

Die Vorprüfung nennt für jeden Use Case die Stellen, die beteiligt werden müssen. Sie ist eine fachliche Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.

  • KI-Verordnung der EU

    Sie ordnet KI-Systeme nach Risiko und knüpft daran Pflichten. Artikel 4 verlangt von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, dass sie die KI-Kompetenz ihres Personals mit eigenen Maßnahmen fördern.

  • Datenschutz

    Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, gilt die DSGVO. Zu klären sind Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung und der Ort der Verarbeitung.

  • Mitbestimmung

    Gibt es einen Betriebsrat, wird er früh einbezogen. Systeme, die Verhalten oder Leistung von Beschäftigten erfassen können, berühren seine Rechte.

Rollen

Drei Rollen tragen die KI-Steuerung.

KI Manager

Führt das Register der Use Cases, prüft Anfragen, bereitet Entscheidungen vor und berichtet über Kosten und Nutzen. Er ist die Schnittstelle zwischen Fachbereichen, IT und Geschäftsführung.

Key User

Ausgewählte Mitarbeitende im Fachbereich. Sie unterstützen Kolleginnen und Kollegen, erkennen neue Anwendungsfälle und pflegen die Agenten ihres Bereichs.

Fachliche Verantwortliche

Jeder Agent hat eine Person, die für Ergebnis, Budget und Ziele einsteht. Sie entscheidet mit, ob der Agent weiterläuft, angepasst oder stillgelegt wird.

IV · Selbsttest

Reifegrad-Check: Wo steht Ihr Unter­nehmen?

Beantworten Sie acht Fragen mit Ja oder Nein. Zählen Sie Ihre Antworten mit Ja.

  1. Wissen Sie, welche KI-Werkzeuge in Ihrem Unternehmen genutzt werden, auch über private Zugänge?

  2. Gibt es schriftliche Regeln, welche Daten in welches System dürfen?

  3. Ist festgelegt, wer über neue Use Cases entscheidet?

  4. Gibt es eine Übersicht aller Assistenten und Agenten, die im Einsatz sind?

  5. Kennen Sie die laufenden Kosten Ihrer KI-Nutzung je Bereich?

  6. Hat jeder geteilte Agent eine verantwortliche Person?

  7. Messen Sie den Nutzen mindestens eines Use Case in Euro?

  8. Können Sie belegen, wie Sie die KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeitenden fördern?

Auswertung

So ordnen Sie Ihr Ergebnis ein

  1. Ihr Ergebnis

    0 bis 2-mal Ja: Startphase

    KI wird genutzt, aber noch nicht gesteuert. Der wichtigste Schritt ist ein Überblick und ein Mandat der Geschäftsführung.

  2. Ihr Ergebnis

    3 bis 5-mal Ja: Aufbauphase

    Erste Regeln stehen. Es fehlen meist der Freigabeprozess und die Messung von Kosten und Nutzen.

  3. Ihr Ergebnis

    6 bis 8-mal Ja: Steuerungsphase

    Sie haben die Grundlagen gelegt. Jetzt lohnt sich die Feinarbeit an Kennzahlen und Zugangsmodellen.

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Umsetzung

Drei Wege in Ihr Unternehmen

Die KI-Steuerung verbindet beide Sichtweisen: die des Controllers, der Zahlen sehen will, und die des Entwicklers, der weiß, wie Agenten gebaut werden.

Für wiederkehrende Fachprozesse stehen fertige Agent-Systeme bereit.

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KI Wissen: Beiträge zum Thema KI steuern

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